网上沟通的最佳做法

还记得那些曾经要求正式商务信函必须工整美观的日子吗？ 还记得打销售电话时，在谈生意之前总是寒暄几句吗？

毫无疑问，电子邮件显著改变了我们的沟通方式。从商业角度讲，这并非总是有利。

当然，电子邮件速度快，其他形式的书面通信无法与之相比。 而且，它是与世界各地的客户和同事保持联系的一种非常经济的方式。 然而，由于电子邮件快速而便宜，可能缺乏应有的尊重。 这可能导致销售损失，激怒客户……甚至更糟。

说什么并非最重要，最重要的是怎样说
请看几个常见的电子邮件情景，这些情景在您这样的企业中几乎每天都会出现：
一位潜在客户 在您的网站上看到了一些感兴趣的东西，并发送电子邮件索取详细信息。 为了及时作出回应，您匆忙写了一封回信，然后单击“发送”按钮。 您是否可以多花一些时间，以便给客户留一个好印象呢？ 例如：
您是否称呼客户名字并使用了适当的问候语？
您是否在发送电子邮件之前通读电子邮件以检查是否有错误？
您是否运行了拼写检查？
您的电子邮件的语气是否热情友好？
您是否鼓励进一步联系？


您要向您的销售联系人发送 更新的价目单： 您觉得他们需要看到这份价目单，因此为了节省时间和精力，您写了一封群发邮件。 但是您是否想过，采用个性化的方式可能会带来更好的结果？ 另外：
您是否提到还会给他们打电话，询问他们是否有问题，从而使您有机会与他们进行一对一交流？
价目单作为附件还是作为邮件正文发送？
电子邮件以纯文本格式还是以 html 格式发送？
您是否使用了主题行以便清楚明了？
您是否在单击“发送”按钮之前运行了拼写检查？
不幸的是，电子邮件通信通常缺乏样式而不是缺乏内容。 您发送的消息对于收件人也许很有价值，但是如果充满了问题，可能不够清楚。 例如，对欧洲办公室员工进行的一项调查显示，人们对发送含有拼写错误的电子邮件的人有反感。

应当避免的电子邮件错误
像与客户通电话或打销售电话时一样，发送电子邮件时保持良好礼仪同样重要。 电子邮件可能不需要同样的礼仪，但是目标相同。

电子邮件与电话交流和面对面交流不同，当收件人阅读您的邮件时，您无法猜测他的反应。 您单击“发送”按钮之后，就无法调整您的意见。 因此您需要在第一时间保证其正确，否则可能会流失客户或损失业务。 这里介绍电子邮件的基本注意事项：
当与您不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的语气，包括尽可能使用适当的称呼和敬语。 通过将您的所有客户帐户信息集中到只需单击就可以访问的中心位，Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager 帮助您组织联系人姓名及相关信息。
使用简单易懂的主题行以准确传达您的电子邮件的要点。
说您要说的话，但要简明扼要。
使用易于辨认的字体和字体大小（有些研究表明，磅值为 10 的 Verdana 或 Arial 字体最便于网上阅读）。 在商务通信中避免矫饰华丽的风格
为降低传播病毒的风险，发送纯文本电子邮件，并且事先未经许可，不要发送电子邮件附件。 还要保持您的防病毒软件及时更新。 Microsoft Office 和 Outlook 2003 具有多种功能，可以帮助您降低接收病毒邮件或可能带病毒的垃圾邮件的风险。
使用显示完整联系人信息的电子邮件签名或电子名片，包括电话号码和公司名称
在发送之前，总是使用拼写检查并通读邮件以检查语法错误或其他问题
避免幽默、随意或俚语等易被人误解的表达
收到合法发件人（而非垃圾邮件发送者）的电子邮件时，即使无法立即提供一个完整的答复，也务必在 24 小时内向发件人确认收到邮件。 在 Microsoft Outlook 2003 中，您可以使用“快速标记”功能按优先级或紧急程度标记邮件
如果您要外出 24 个小时以上，请使用“外出时的助理程序”自动回复功能
在很大程度上，良好的电子邮件礼仪是基本常识。 您知道如何在面对面会议上或通过电话与客户打交道。 稍加注意并使用 Microsoft Outlook 2003 中的有用电子邮件工具，您可以写出得体的商务电子邮件。这样做，会使您的企业赢得同样的尊重。